Аккредитованные переводчики Консульства Италии
Многолетнее сотрудничество с посольством Испании
Услуги по странам:
Италия Испания СНГ

Апостиль: наиболее важная информация

Что такое апостиль?

Апостиль – это самая распространенная форма легализации документов. Представляет собой прямоугольный штамп определенного размера, заполненный сведениями на национальном языке страны.

В шапке указано слово «Апостиль» на французском языке – APOSTILLE, а ниже в скобках Convention de la Haye du 5 octobre 1961. Текст апостиля не может быть произвольным, он должен четко соответствовать образцу, приложенному к Гаагской конвенции.

Таким образом, невозможно спутать апостиль с другими отметками (нотариальными, консульскими и т.п.).

В чем отличие консульской легализации от апостиля?

До появления Гаагской конвенции (о ней более подробно речь пойдет ниже) существовала процедура консульской легализации – многоступенчатая, трудоемкая, занимающая много времени и не универсальная. Консульская легализация применяется до сих пор – для стран, не подписавших Гаагскую конвенцию.

Для понимания, в России консульская легализация состоит из шести этапов:

  • оформляется нотариальная копия с документа;
  • осуществляется перевод на язык страны назначения;
  • перевод нотариально удостоверяется;
  • проставляется отметка о легализации в Министерстве юстиции;
  • проставляется отметка о легализации в Министерстве иностранных дел;
  • проставляется отметка о легализации в консульстве страны назначения.

В других странах этапов ненамного меньше: как правило, достаточно отметки Минюста либо МИДа этой страны.

Именно поэтому апостиль считается упрощенной формой легализации документов по сравнению с консульской легализацией.

Почему апостиль является универсальной формой легализации?

Из описания консульской легализации выше видно, что каждый раз готовя документ для определенной страны, нужно проходить эту процедуру сначала. Именно поэтому консульская легализация не универсальна, в отличии от апостиля. Достаточно проставить его один раз на документ и можно быть уверенным в том, что он будет приниматься во всех странах, подписавших Гаагскую конвенцию.

Есть ли срок действия у апостиля?

У апостиля срока действия нет. Срок действия может иметь сам документ (к примеру, справки об отсутствии судимости).

Нужно ли ставить апостиль, если документ будет использоваться только в России (или в целом в стране происхождения документа)?

В таком случае необходимости в апостиле нет. Апостиль проставляется только в том случае, если документ будет предъявляться за пределами страны происхождения документа.

Какие страны признают апостиль?

Все страны, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года (полное наименование: «Гаагская конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 года»).

Данная конвенция отменяет требование легализации (имеется в виду как раз консульской легализации) иностранных официальных документов для стран — участниц Конвенции.

Как было уже описано выше, в России процедура консульской легализации состоит из шести этапов и занимает практически месяц. Для каждой страны придется консульскую легализацию проходить заново, в отличии от апостиля – универсального штампа, который принимается и признается всеми странами, подписавшими Гаагскую конвенцию.

Страны — участницы — Россия, США, практически все страны Европы, большая часть стран Латинской Америки (Аргентина, Бразилия, Венесуэла, Гондурас, Мексика, Никарагуа, Панама, Парагвай, Перу, Пуэрто-Рико, Уругвай, Чили, Эквадор), Индия, Япония, Израиль, Австралия, Новая Зеландия, Оман.

Не подписывали конвенцию КНР, ОАЭ, Саудовская Аравия, Сирия, Канада, большинство стран Африки.

Из стран – бывших республик СССР Конвенцию подписали следующие страны: Азербайджан, Армения, Белоруссия, Грузия, Казахстан, Киргизия, Латвия, Литва, Молдавия, Россия, Таджикистан, Узбекистан, Украина, Эстония. Соответственно, не подписала единственная страна – Туркменистан.

Периодически новая страна присоединяется к Конвенции, поэтому имеет смысл проверять актуальный список стран – участниц. Возможно, еще вчера приходилось проходить процедуру консульской легализации для интересующего вас государства, а уже сегодня — достаточно проставить апостиль.

Если стоит апостиль, это значит, что документ легальный?

Апостиль подтверждает подлинность печати и подписи должностного лица на документе, но к содержанию документа отношения не имеет. Чтобы проставить апостиль, уполномоченный орган должен удостовериться, что печать и подпись на документе подлинные, а для этого необходимо иметь образцы таких печати и подписи для сличения. Поэтому если подпись и печать поддельные, то на этапе сличения это обязательно выяснится (мало кто способен изготовить поддельный документ так, чтобы его невозможно было отличить от оригинала).

В России чаще всего подделываются документы об образовании (в первую, очередь дипломы о высшем образовании), справки об отсутствии судимости и нотариальные документы. В большинстве своем подделки выявляются как раз на этапе проставления апостиля.

Поэтому если вы не уверены в происхождении своего документа, не стоит отдавать его на апостилирование: документ не вернут, а у заявителя появится неприятная перспектива общения с правоохранительными органами.

Может ли государственный орган отказать в проставлении апостиля?

Может, так как апостиль проставляется не автоматически (не по факту подачи документа). Естественно, в проставлении апостиля будет отказано, если документ был неправомерно выдан (к примеру, лицу, не имевшему оснований для его получения) или документ вообще не выдавался, то есть является поддельным.

Речь чаще всего идет о поддельных дипломах, исполненных на бланках вуза. Визуально такой диплом может быть мало отличим от «настоящего». Однако, при запросе соответствующего вуза (а запрос Рособрнадзора касается двух фактов – подтверждение факта обучения такого-то лица в данном вузе и подтверждение факта получения диплома с такими-то реквизитами) выясняется, что диплом с указанными реквизитами действительно выдавался, но другому лицу, или что диплом с указанными реквизитами не выдавался в принципе.

Таким образом, документ должен иметь подлинные печать и подпись должностного лица (как было указано выше, печать и подпись на документе сличаются с образцами, которые хранятся в уполномоченном на апостилирование учреждении). Если таких образцов нет, то учреждение их запрашивает непосредственно в той организации, которая выдавала (оформляла) документ.

Документ не должен иметь ошибок, исправлений, а также соответствовать установленному регламенту (правилам) оформления такого рода документов.
Уведомление об отказе в проставлении апостиля_Страница_1
Уведомление об отказе в проставлении апостиля_Страница_2

Размер государственной пошлины

Вне зависимости от того, в каком органе проставляется апостиль, размер пошлины одинаков и составляет 2500 рублей за один подаваемый на апостилирование документ.

Возвращается ли государственная пошлина в случае отказа в проставлении апостиля?

Государственная пошлина не возвращается, так как законом предусмотрена оплата госпошлины за рассмотрение заявления. По результатам рассмотрения госорган выносит положительное или отрицательное решение.

Каковы сроки проставления апостиля?

Сроки проставления апостиля в России относительно небольшие: от одного до пяти рабочих дней. Исключение составляет апостилирование образовательных документов: срок достигает 2-х месяцев.

Нужна ли доверенность, если на проставление апостиля документы сдает не их владелец?

Согласно Гаагской конвенции заявителем может выступать любое лицо и без доверенности от владельца документов. В России исключение составляют опять же образовательные документы: чтобы подать их на апостилирование, требуется нотариальная или консульская доверенность от владельца документов.

Что делать, если апостиль необходимо поставить на аттестат, а владелец аттестата еще несовершеннолетний?

Если владелец аттестата старше 14 лет, то по российскому законодательству доверенность должна быть оформлена следующим образом: к нотариусу (консулу) обращаются сам несовершеннолетний от 14 до 18 лет и один из его законных представителей (отец или мать) со своими паспортами, а также со свидетельством о рождении ребенка. В доверенности нотариус (консул) свидетельствует подлинность подписей обоих лиц. Таким образом, несовершеннолетний действует с согласия своего родителя.

Что делать, если владелец документа находится за границей, а необходимо оформить доверенность на проставление апостиля на диплом (аттестат)?

В этом случае существует два варианта оформления доверенности: у местного нотариуса или в консульстве РФ в этой стране. У каждого из этих вариантов есть свои плюсы и минусы.

Плюсы оформления доверенности в консульстве РФ:

  • доверенность будет оформлена на русском языке. Последующая легализация не требуется, можно сразу отправить документ в Россию;
  • консульский сбор, как правило, гораздо ниже, чем нотариальные тарифы у местных нотариусов.

Минусы оформления доверенности в консульстве РФ:

  • как правило, необходима предварительная запись, причем, дата назначается не ранее, чем через месяц-два после обращения (по крайней мере, именно так обстоят дела в консульствах России в Италии и Испании). Поэтому, если вы решили оформлять доверенность в консульстве, обязательно свяжитесь с ними, прежде чем туда ехать.
  • консульства РФ находятся в столице и в наиболее крупных городах страны. Заявитель же может проживать в небольшом городе, вдали от консульства, иногда даже в нескольких часа лета. Такие путешествия съедят всю экономию на консульском сборе, да и не у всех есть возможность уехать так далеко от места проживания.

Плюсы оформления доверенности у местного нотариуса:

  • записаться и, соответственно, попасть на прием можно очень оперативно, что позволит оформить доверенность буквально в считанные дни;
  • нотариусы, как правило, есть в любом населенном пункте, даже в самом удаленном от столицы.

Минусы оформления доверенности у местного нотариуса:

  • как правило, нотариальные тарифы значительно выше, чем размер консульского сбора;
  • доверенность будет оформлена на национальном языке страны. Кроме того, потребуется легализация доверенности для РФ (проставление апостиля или прохождение процедуры консульской легализации).

ВАЖНЫЙ НЮАНС: апостиль или консульскую легализацию возможно сделать только в стране оформления документа, а вот нотариальный перевод доверенности, оформленной у местного нотариуса, мы настоятельно рекомендуем делать уже в России.

Во-первых, в России гораздо проще получить грамотный перевод юридических текстов на русский язык. Во-вторых, заверив перевод за границей, вы все равно не сможете избежать текста на документе на иностранном языке (как минимум, удостоверительная надпись нотариуса, его печать, штамп, текст апостиля будут непременно исполнены на иностранном языке, и с этим ничего не поделаешь. Невозможно, оформляя документ за границей, получить его полностью на русском языке).

Знает ли иностранный нотариус или российский консул, что писать в доверенности?

В том-то и дело, что нет. Даже если и знает (консул, а не иностранный нотариус, конечно), то мы бы не рекомендовали полагаться на его образцы, которые могли устареть, быть неполными и не содержать все нужные полномочия.

ВЫ САМИ должны предоставить консулу (нотариусу) образец необходимой вам доверенности, чтобы избежать ситуации, когда оформленную по всем правилам доверенность в России не примут из-за огрехов в ее содержании.

В результате «смутного» времени, через которое прошла наша страна, российские государственные органы требуют предоставление доверенности с максимально детально прописанными полномочиями. Не существует доверенности «на все случаи жизни» или, как любят называть их некоторые наши клиенты, «генеральной доверенности».

Недостаточно указать «представлять интересы доверителя в таких-то учреждениях». Каждый шаг, каждое юридически значимое действие поверенного должно быть отражено в доверенности. Если вы сталкивались, к примеру, с судебными доверенностями, то видели, что перечень полномочий занимает две-три страницы убористого текста.

Поэтому очевидно, что, не будучи специалистом, невозможно сконструировать правильно образец нужной вам доверенности.

Как правильно действовать, чтобы оформить доверенность, которую без проблем примут в России?

Из многолетнего опыта работы с нашими гражданами, проживающими за границей, и иностранцами мы выработали четкий алгоритм подготовки доверенностей для любого рода поручений.

Итак, этапы подготовки доверенности, если вы находитесь заграницей:

  • вы определяетесь с тем, кто будет заниматься в России исполнением вашего поручения (к примеру, подавать и получать диплом в Департаменте образования для целей проставления апостиля);
  • вы запрашиваете у своего российского представителя образец доверенности. Если специалист на профессиональной основе оказывает эти услуги, образец такой доверенности у него должен быть. В случае более сложных поручений мы, к примеру, просим нотариуса предоставить нужный нам образец или составляем его сами с учетом требований соответствующего российского государственного органа;
  • если доверенность вы оформляете в Консульстве РФ, то необходимо заблаговременно записаться на прием, а на приеме предоставить образец доверенности, полученной от вашего представителя в РФ;
  • если доверенность вы оформляете у местного нотариуса, то образец на русском языке должен быть переведен на национальный язык страны, в которой вы находитесь. Мы сами переводим такие образцы и отсылаем нашим клиентам их уже на требуемом иностранном языке;
  • если доверенность оформлена в Консульстве РФ, остается ее только отослать своему российскому представителю;
  • если доверенность оформлена у местного нотариуса, далее необходимо будет проставить на нее апостиль или сделать консульскую легализацию. Уточнить последующие этапы легализации можно у того же нотариуса – он должен знать, в какие местные учреждения необходимо обратиться за дальнейшей легализацией документа (надо иметь в виду, что ни в одной стране мира, как часто думают наши клиенты, сами нотариусы апостиль не проставляют и консульскую легализацию не осуществляют!).

После этого вы отправляете доверенность своему российскому представителю, который уже в России через переводческую компанию осуществит нотариально заверенный перевод документа на русский язык.

ВАЖНО! При обратном переводе с иностранного языка на русский необходимо использовать первоначальный текст доверенности на русском языке, чтобы все формулировки были именно такими, как в изначальном тексте. Юридический язык не терпит вольностей: каждая фраза должна быть ровно такой, как в образце, с которого мы начали объяснение в предыдущем пункте.

На какие документы можно проставить апостиль?

Как правило, его можно поставить на оригиналы документов, выданных государственными учреждениями или оформленными в нотариальном порядке.

Как правило, апостиль можно поставить на нотариальную копию документа. Но далеко не с каждого документа можно сделать нотариальную копию. Однако, надо понимать, что каждый нотариус, опираясь на нормативную базу, действует еще исходя из собственного усмотрения, поэтому если в одной нотариальной конторе вам отказали в удостоверении копии, это не значит, что другой нотариус ее не удостоверит.

На какие документы апостиль поставить нельзя?

На документы, выданные коммерческими структурами (организациями) или документы коммерческого характера (к примеру, банковские документы, документы, выдаваемые страховыми компаниями, а также счета-фактуры, инвойсы, договоры в простой письменной форме, акты, расписки и т.д.).

На документы, выданные некоторыми категориями государственных и муниципальных учреждений (к примеру, медицинскими организациями, управами, префектурами, районными отделениями полиции, таможенными и пограничными службами).

На документы без даты, печати организации, подписи должностного лица. На непрошитые документы. На документы, содержащие неоговоренные исправления, опечатки, плохо читаемые, надорванные, испачканные, затертые, склееные скотчем.

Какие учреждения в Российской Федерации уполномочены на проставление апостиля?

УПРАВЛЕНИЕ ЮСТИЦИИ

Проставляет апостиль на судебные и нотариальные документы. Примеры документов, которые апостилируются чаще всего:

  • решения (приговоры, определения) судов. Для проставления апостиля на судебные акты необходимо, чтобы они вступили в законную силу. Скажем, на решение суда первой инстанции – если не истек еще срок для обжалования – апостиль не поставить, пока на решении не появится штамп «вступило в законную силу дата»;
  • нотариальные согласия на выезд ребенка;
  • нотариальные согласия супруга (бывшего супруга) на сделку;
  • нотариальные доверенности;
  • нотариально удостоверенные договоры (например, брачные договоры, соглашения об уплате алиментов, соглашения о порядке участия в воспитании ребенка, соглашения о разделе совместно нажитого имущества супругов и т.п.).

ВАЖНО! Апостиль в Управлении юстиции может быть проставлен как на оригиналы, так и на нотариальные копии вышеуказанных документов.

нотар документ
апостиль Минюст

РОСОБРНАДЗОР (в Москве Департамент образования)

Проставляет апостиль на оригиналы образовательных документов, выданных на территории Российской Федерации, а также на территории РСФСР в период существования СССР.

Примеры документов об образовании, которые можно апостилировать в оригиналах:

  • аттестаты о среднем образовании, приложения к ним;
  • дипломы о среднем специальном образовании, приложения к ним;
  • дипломы о высшем образовании, приложения к ним;
  • дипломы кандидата наук;
  • дипломы доктора наук.

ВАЖНО! Апостиль в Рособрнадзоре проставляется только на оригиналы вышеуказанных образовательных документов.

ВАЖНО! Апостиль может быть проставлен и на диплом негосударственного вуза. Главное, чтобы вуз имел государственную аккредитацию и выдавал дипломы установленного государственного образца. На практике чаще всего отказывают в проставлении апостиля именно из-за ошибок в бланках, бланках неустановленной формы, неправильного оформления и (или) заполнения документа.

ВАЖНО! Различные справки (в том числе академические справки), сертификаты, учебные планы, свидетельства о прохождении обучения (любого рода курсов, о повышении квалификации и т.п.) в оригиналах не апостилируются!

Таким образом, получается, что вышеперечисленные документы об образовании (аттестаты и дипломы) можно апостилировать двумя способами: поставив апостиль на оригинал и на нотариальную копию с документа.

Если апостиль ставится на оригинал, то уполномоченным органом является Рособрнадзор, если же на нотариальную копию – то Управление юстиции.
минобр

АРХИВ ЗАГС

Проставляет штамп «Апостиль» на документы о государственной регистрации актов гражданского состояния. К таким документам относятся:

  • справки (извещения) по установленной форме. Наиболее часто истребуемая справка – по Форме 35 (Извещение об отсутствии записи о государственной регистрации акта гражданского состояния)

Такая справка, как правило, необходима для подтверждения статуса несостояния в браке (о том, что заявитель не женат/не замужем), если гражданин России планирует заключить брак за пределами РФ.

  • свидетельства (о браке, расторжении брака, рождении, смерти, перемене имени, пола, установлении отцовства, материнства, усыновлении (удочерении)).

ВАЖНО! Апостиль в архиве ЗАГС проставляется только на оригиналы вышеуказанных документов. Если же апостиль необходимо получить на нотариальную копию свидетельства (справки) из органов ЗАГС, то это делается через Управление юстиции.
свидетельство ЗАГС
апостиль ЗАГС
справка ЗАГС
апостиль справка ЗАГС

МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ

Проставляет штамп «Апостиль» на оригиналы документов, выданных главными информационно-аналитическими центрами МВД по России.
В основном речь идет о справках об отсутствии (наличии) судимости.
справка об отсутствии судимости
апостиль МВД

Можно ли проставить апостиль на документ в своем городе?

На какие-то документы можно, на какие-то – нет. Ниже приведена таблица о возможности апостилирования разных типов документов в соответствующих инстанциях в России.

таблица о возможности апостилирования разных типов документов в соответствующих инстанциях в России
Уполномоченный на проставление апостиля орган Тип документа Где проставляется апостиль Сроки проставления апостиля Нужна ли доверенность
Управление юстиции Судебные и нотариальные документы Только в том городе, где был выдан/оформлен документ 4-5 рабочих дней Нет
Рособрнадзор Документы об образовании В городе, где был выдан документ, а также в Департаменте образования города Москвы порядка 45 календарных дней

Да
Архив ЗАГС Справки, свидетельства, извещения Только в том городе, где был выдан документ 1-5 рабочих дня Нет
МВД Справки о наличии (отсутствии) судимости В том городе, где был выдан документ, а также в УМВД г. Москвы 3-5 рабочих дня Нет

Если у вас остались вопросы или вы хотите сделать заказ, напишите или позвоните нам прямо сейчас на info@pravoislovo.ru, телефон +7 (495) 955-91-80, WhatsApp+7 (963) 712-53-39.

+7 495 955-91-80
Будние дни с 9:00 до 19:00
Мы работаем с физическими
и юридическими лицами.
Принимаем к оплате:
Банковские карты
Электронные деньги
Денежный перевод
Безнал
Наличные